Reiskostendeclaratie vanaf 1 februari 2021

< Terug

12 februari, 2021

Vanaf 1 februari 2021 geldt nieuwe regelgeving ten aanzien van de vergoeding van reiskosten. Verwacht wordt dat dit voor salarisadministraties een grote, administratieve impact heeft. benVitaal biedt je echter dé oplossing die het declareren en administreren uit handen neemt. 

Reiskostenvergoedingen vanaf 1 februari 2021

Vanaf 1 februari dienen werkgevers het reisgedrag van de werknemers opnieuw in kaart te brengen. Reiskostenvergoedingen voor thuiswerkdagen mag niet meer. Alleen daadwerkelijke reisdagen mogen nog belastingvrij vergoed worden tot een bedrag van maximaal 19 cent per kilometer. Meer vergoeden mag ook, maar over het meerdere moeten wel loonheffingen worden ingehouden. 

Voor veel werknemers zal dit betekenen dat een vaste reiskostenvergoeding er niet meer in zit. Er moet namelijk weer worden voldaan aan de 36-weken of 128-dagen-eis. Alleen als de werknemer 36 weken per jaar of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, mag een vaste reiskostenvergoeding worden betaald. Voldoet de werknemer niet aan deze eis? Dan zal op basis van declaratie of nacalculatie moeten worden vergoed. 

Om het reisgedrag in kaart te brengen zal de werkgever de werknemers dus moeten bevragen over hun reisgedrag. Hoeveel dagen komt de werknemer nog naar kantoor vanaf 1 februari? Zijn er inmiddels vaste thuiswerkdagen? Leg deze afspraken dan vast en verwijs in de administratie en/of verantwoording ook naar dit document. (bron: SalarisNet)

De reiskostenapp als oplossing

Maar hoe breng je het reisgedrag opnieuw in kaart en zorg je tegelijkertijd voor een correcte uitbetaling? En kan dat zonder extra werkzaamheden? Ja!

Een mobiliteitsapp die de te declareren reiskosten van een medewerker kant-en-klaar aanlevert bij de salarisadministratie is het antwoord. Doordat de app de reiskostenvergoeding van jouw organisatie kent (met al haar mogelijke componenten) en de medewerker op dagniveau met één klik op het beeldscherm haar reisbeweging administreert, kan de salarisadministratie een maatwerk rapportage genereren op dag-, maand- en jaarniveau. Ook een eventuele thuiswerkvergoeding kan hierin worden ondergebracht. 

Dit levert niet alleen minder werkdruk op voor de salarisadministratie (en daarmee een directe kostenbesparing), maar biedt de organisatie tevens de benodigde managementinfo om gericht beleid te maken op mobiliteit. Geen app met heel veel toeters en bellen, maar gewoon een functioneel goede app die voor zowel de medewerker als de organisatie prettig werkbaar is.

Meer informatie

De app is ontwikkeld i.s.m. het mobiliteitsbeleid van grote organisaties, zowel profit als non-profit (Universiteit Maastricht, HS Zuyd, Vista College, GGD Zuid Limburg, gemeenten en zorginstellingen). Wil je hier vrijblijvend meer informatie over ontvangen? Laat dan je gegevens achter op: www.benvitaal.nl/reiskostenapp en wij nemen contact met je op.